Em setembro, a Diretoria Regional de São José dos Campos decidiu, junto com os AFREs locais, implantar o Projeto União, que reverte a economia com despesas de aluguel, depreciação, IPTU, luz, água, manutenção entre outras, em verba para a Regional organizar seus próprios eventos.
Esse modelo foi uma das ideias propostas pela Diretoria Executiva durante as Reuniões Regionais ‘Juntos de Novo’, realizadas no primeiro semestre desse ano, que diagnosticou que a Associação gasta muito mais com custos fixos para manter a estrutura física de seus prédios do que com atividades associativas.
A Regional de São José dos Campos foi a primeira a aderir ao Projeto e entregou o imóvel alugado onde funcionava a sede. Com isso, passou a ter aproximadamente R$ 60 mil/ano para a realização de eventos e confraternizações locais.
Confira abaixo a entrevista pingue-pongue em que o Diretor Regional Ronaldo Mello fala sobre a experiência com a implantação do Projeto União em São José dos Campos.
Pergunta: O que te motivou a tomar a iniciativa de adotar o Projeto União na Regional de São José dos Campos?
Ronaldo: Em uma das visitas da Diretoria Executiva nas Regionais, o vice-presidente José da Rocha Bravo comentou que a Afresp gastava demais em custos fixos de infraestrutura e sobrava pouquíssimo orçamento para atividades associativas. Em conversa com o Bravo falei: “se nós abrirmos mão da sede Regional que é alugada e passarmos a não ter estrutura física, podemos direcionar essa verba para a realização de outras atividades?” e a resposta da Diretoria foi positiva. Com isso, passamos a investir os recursos da Afresp não mais pagando aluguel, água, luz, telefone etc., mas na realização de eventos.
Pergunta: Antes de adotar o Projeto União, como era o planejamento de eventos e como é agora?
Ronaldo: Uma das coisas que identificamos é que antes diziam que os associados não gostavam de participar das atividades associativas, mas, na verdade, os associados querem sim um almoço ou um jantar. Porém, para que isso aconteça, eles exigem duas coisas: não pode ser um evento caro e tem que ser bem organizado. Com mais recursos sendo totalmente direcionados para os eventos, reduzimos o custo de participação do associado e aumentamos a qualidade dos eventos. Consequentemente, a quantidade de adesões aumentou. Se antes tínhamos 40 ou 50 pessoas participando de um evento, hoje nós temos de 120 a 140!
Quanto à quantidade de eventos, quando se tem mais recursos, aumenta-se a quantidade de eventos realizados. Neste semestre, por exemplo, já realizamos um evento no Dia dos Namorados, outro no Dia das Crianças e estamos fazendo eventos em todos os jogos do Brasil na Copa. Fechamos o espaço, contratamos telão e churrasco para o pessoal. Mesmo realizando todos esses eventos ainda temos recursos para fazer mais outra atividade até o final do ano sem onerar o associado. Cada evento passou a contar com o teto máximo de R$ 40,00 de coparticipação. Ou seja, apenas por esse valor, o associado vai a um evento com buffet completo, open bar, recreação infantil e banda ao vivo. Para mim, o mais importante de tudo é termos muita adesão e a integração dos colegas e seus familiares em um ambiente descontraído.
Pergunta: E como você tem sentido o retorno dos associados com a implantação do Projeto União?
Ronaldo: Por conta da pandemia, as atividades associativas foram congeladas e, assim que retomamos os eventos presenciais, fizemos o almoço do Dia dos Namorados. A adesão foi maciça e isso nos forçou a melhorar a qualidade dos eventos, pois, se um evento não é bom, as pessoas não vão querer participar dos próximos. Nos últimos eventos, tivemos cerca de 130/140 participantes. Isso mostra a boa aceitação e o retorno do público um evento após o outro.
Pergunta: Além do fechamento da sede Regional, houve também mudanças no atendimento ao associado. Como isso impactou o dia a dia da Regional, tanto para o associado quanto para o colaborador?
Ronaldo: Essa medida gerou reclamações no início porque os associados gostavam do atendimento personalizado. Hoje ele continua tendo o atendimento, mas não necessariamente pela equipe de SJC. Então, o associado pode ligar e alguém em Araçatuba, por exemplo, atender. O pessoal reclamou, perguntou por que não poderia deixar que SJC atendesse os associados locais e também apoiasse as outras regiões. Aos poucos, eles foram entendendo que a qualidade seria mantida e avaliada por todos os associados. Então, a obrigação de prestar um bom atendimento é de todas as Regionais. Mas isso já foi esclarecido.
Para os colaboradores mudou um pouco já que antes eles focavam em seguros e questões relacionadas à Amafresp. Com as mudanças, os colaboradores passaram a ficar mais ligados aos diretores e à supervisão de São Paulo, que direciona o atendimento. Porém, a maioria das críticas não vieram dos colaboradores e sim dos associados. Quando você tem duas colaboradoras e uma demanda grande de pedidos, às vezes elas não conseguem atender essa demanda. Distribuindo isso pelo estado inteiro, em tese, as demandas são resolvidas mais rapidamente ao passo que tem várias pessoas para ajudar no atendimento. Então, essa distribuição tende a ajudar a melhorar a prestação de serviços.
Pergunta: Quais foram os principais desafios enfrentados na implantação do Projeto União na Regional de São José dos Campos?
Ronaldo: Foi uma decisão trabalhosa e corajosa porque saímos de um prédio para trabalharmos 100% em home office. No início foi difícil tomar essa decisão, pois é sempre mais fácil se manter na zona de conforto. Hoje, os colaboradores fazem o atendimento remoto, mas, a partir do próximo ano, se um associado precisar de atendimento presencial, poderemos usar um coworking pago por hora, evitando despesas fixas com um aluguel tradicional. Com isso, temos recursos para a realização de vários eventos com qualidade.
Pergunta: Por último, que sugestão você daria para os outros diretores regionais?
Ronaldo: No início eu tinha receios e pensava “vou deixar um prédio e, toda vez que eu precisar fazer um evento, vou ter que alugar um local para isso? Não é contraditório? Será que a Afresp vai bancar isso no dia que eu precisar? O que pode acontecer amanhã? Faltou recurso e eu não tenho nem sala, nem dinheiro e nem estrutura para nada. Será que vale a pena?”. Eu não consigo prever o futuro e a atual administração só vai até o final do ano que vem. Então, até lá, existe o compromisso firmado pela Diretoria Executiva para manter o que foi acertado. A proposta foi que tudo o que economizarmos em termos de gastos e manutenção será revertido para a realização de eventos. Mesmo com todo o recurso liberado e realizando muitos eventos, SJC ainda vai devolver dinheiro para o caixa da Afresp. Então, a dica que eu dou para os diretores é entender o perfil do seu associado local. Eles querem atividades esportivas e realização de eventos? Ou preferem gastar com aluguel e estrutura física? Cada Regional tem suas particularidades. Então, tem que entender a necessidade local e assim construir um modelo que atenda a essas necessidades. O objetivo é deixar nossos associados felizes, por meio da união da classe e da vida associativa.
